Dane szkoły: kto, gdzie i na jakich zasadach

Kto odpowiada za dane

Szkoła jest administratorem danych uczestników i rodziców. ScolaFlow przetwarza je na polecenie szkoły, na podstawie umowy powierzenia. ScolaFlow nie sprzedaje tych danych, nie używa ich do reklam i nie pokazuje innym szkołom.

Gdzie leżą dane

Program i baza działają na infrastrukturze Cloudflare, firmy z USA. Ruch może przechodzić przez serwery w różnych krajach, dlatego ta strona nie obiecuje, że dane nigdy nie opuszczą Unii. Przekazanie do USA odbywa się na zasadach przewidzianych w RODO: standardowe klauzule umowne albo Data Privacy Framework.

Dostawcy, którym powierzono dane

O zmianie na liście dowiesz się mailem z wyprzedzeniem i możesz się jej sprzeciwić.

Kto widzi dane w szkole

Właściciel widzi wszystko. Recepcja nie zmienia ustawień ani cennika, nie widzi kont zespołu i nie pobierze pełnego pliku danych, ale może pobrać listy CSV. Osoba prowadząca widzi tylko swoje zajęcia, bez rozliczeń i bez danych kontaktowych innych osób. Dane każdej szkoły są oddzielone od pozostałych.

Co widzi obsługa ScolaFlow

W panelu operatora obsługa widzi listę szkół, e-maile kont zespołu oraz stan i temat wiadomości, które nie wyszły, z ukrytym adresem odbiorcy. Do panelu szkoły wchodzi tylko na jej prośbę albo przy awarii i widzi go wtedy tak jak właściciel, razem z treścią wiadomości. W trybie pomocy nie da się usunąć szkoły, zmienić zespołu, kluczy API ani ustawień płatności online, ani pobrać pełnego pliku danych. Na prośbę osoby z zespołu obsługa może wysłać jej link logowania. Link trafia mailem tylko na adres tego konta, działa raz przez 24 godziny, a obsługa go nie widzi. Każde wejście i każdy wysłany link zapisują się w dzienniku, a ostatnie wpisy widzisz w oknie Konto. Szkołę obsługa usuwa tylko na żądanie właściciela albo po zakończeniu umowy, zgodnie z regulaminem.

Zabezpieczenia w programie

• Dane każdej szkoły są oddzielone od pozostałych.
• Role mają różny zakres: recepcja nie zmienia ustawień ani cennika i nie pobierze pełnego pliku danych, a osoba prowadząca widzi tylko swoje zajęcia.
• Logowanie nie wymaga hasła: kod z 6 cyfr przychodzi mailem, jest ważny 15 minut i pozwala na najwyżej 5 prób.
• Liczba prób logowania i zakładania szkoły z jednego adresu jest ograniczona.
• Link rodzica jest długi i losowy. Szkoła unieważnia go, tworząc nowy.
• Dane dostępowe do PayU i Przelewy24 są zapisane zaszyfrowane. W panelu widać tylko ich końcówkę i nie trafiają do eksportu.
• Powiadomienia na telefon są szyfrowane dla urządzenia.
• Nowa szkoła wysyła wiadomości dopiero po potwierdzeniu e-maila kodem, najwyżej 500 maili dziennie.
• Akceptacja regulaminu i umowy powierzenia zapisuje się z datą i wersją.

Jak działa link rodzica

Rodzic loguje się osobistym, długim i losowym linkiem, bez hasła. Link nie wygasa sam, bo rodzic ma z niego korzystać przez cały rok. Jeśli trafi do niepowołanej osoby, szkoła tworzy nowy, a stary przestaje działać.

Czego nie zapisywać w programie

ScolaFlow nie jest przeznaczony do danych o zdrowiu, diagnoz ani dokumentacji medycznej. Nie wpisuj ich w notatkach. Program nie przechowuje też danych kart płatniczych.

Prawa osób i usuwanie danych

Na prośbę osoby właściciel szkoły usuwa jej dane z karty osoby. Imię, nazwisko i kontakt znikają z karty, z treści zapisanych wiadomości i ze zdarzeń przekazywanych do innych systemów, a rozliczenia zostają bez tych danych.

Kopie i awarie

Baza ma wbudowane przywracanie do dowolnego momentu z ostatnich 7 dni. Obie drogi powrotu przećwiczono 6 listopada 2026 na osobnej bazie: cofnięcie do chwili sprzed usunięcia danych i odtworzenie bazy z pliku kopii. Za każdym razem wróciły wszystkie wiersze. Program co 15 minut sprawdza wysyłkę maili i swoje zadania, a przy problemie obsługa dostaje alarm. Własną, pełną kopię masz zawsze z eksportu. Przy awarii dostaniesz wiadomość, co się stało i kiedy program wróci.

Jak odejść z danymi

Pełne dane szkoły pobierasz w dowolnej chwili jako jeden plik JSON, a płatności, listę uczestników i raporty jako CSV. Nie ma opłaty za eksport ani za odejście. Po zakończeniu umowy masz 30 dni na pobranie danych, potem szkoła jest usuwana razem z danymi.

Co się stanie, gdy usługa zostanie zamknięta

O planowanym zamknięciu dowiesz się co najmniej 90 dni wcześniej, a przez ten czas eksport danych działa bez zmian. Plik z pełnymi danymi warto pobierać raz w miesiącu: to kopia, która zostaje u Ciebie.

Jeśli coś pójdzie nie tak

O naruszeniu ochrony danych dowiesz się bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 48 godzin od jego wykrycia, wraz z informacjami potrzebnymi do zgłoszenia sprawy do UODO. Podatność zgłoś na kontakt@scolaflow.pl.

Certyfikaty i deklaracje

Ochronę danych opisują dokumenty, które czytasz przed założeniem konta: umowa powierzenia i lista dostawców są publiczne, wejścia obsługi trafiają do dziennika, a dane pobierasz w każdej chwili. ScolaFlow nie ma certyfikatów ISO ani SOC 2 i nie podaje dostępności w procentach.